2025 | Succesverhaal van een klant

Hoe een vooraanstaand farmaceutisch bedrijf 25% kostenbesparingen realiseerde zonder in te boeten aan kwaliteit

Kleine AV-formaatvergadering

Samenvatting

In het voorjaar van 2025 gaf een toonaangevend internationaal farmaceutisch bedrijf zijn belangrijkste bureau op het gebied van biowetenschappen de opdracht om de kosten voor het organiseren van vergaderingen en evenementen te verlagen zonder aan kwaliteit in te boeten. In samenwerking met Plannernet voerde het bureau een rechtstreekse vergelijking uit met de huidige AV-leverancier.

Het resultaat? Transparante prijzen, gestandaardiseerde bundels en een snelle implementatie die in minder dan 30 dagen een kostenbesparing van 25% opleverde, terwijl duizenden streng gereguleerde evenementen op kleine schaal werden georganiseerd met een succespercentage van 100% (geen annuleringen, geen onopgeloste kritieke problemen en >99% op tijd begonnen).

In één oogopslag:

class="img-responsive

<30 day transition

class="img-responsive

25% gemiddelde besparing

class="img-responsive

100% succes bij het leveren van evenementen

class="img-responsive

Duizenden evenementen per jaar

De klant

Een toonaangevend wereldwijd farmaceutisch bedrijf met een complexe portfolio van landelijke bijeenkomsten en evenementen, waarvoor een naadloze AV-levering en strikte naleving vereist. Hun hoofdbureau kreeg de opdracht om aanzienlijke kostenbesparingen in het programma te identificeren.

De uitdaging

  • Agressieve besparingsdoelstelling — 25% vermindering van AV-uitgaven.
  • Verborgen kosten — De huidige leverancier bracht extra kosten in rekening (belastingen, uitgebreide levering) die de kosten opdreven.

  • Krappe tijdlijn — Er moest snel bespaard worden, met een implementatie in minder dan 30 dagen.

  • Schaalbaarheid en kwaliteitseisen — Landelijke evenementen vereisten consistente service, gescreend talent en naleving van de regels.

De oplossing

Plannernet werkte samen met het bureau van de klant om AV-levering opnieuw vorm te geven:

  • Transparante, gebundelde prijzen — geen verborgen kosten meer , waardoor u direct bespaart.
  • Concurrerend kostenmodel — consequent 20-25% lager dan de tarieven van gevestigde bedrijven.
  • Snelle implementatie — volledige implementatie voltooid in minder dan 30 dagen.
  • Landelijke dekking — gebruikmakend van het netwerk van gekwalificeerd AV-talent van Plannernet.

  • Technologie-integratie — Evailable® -platform voor geautomatiseerde coördinatie, verbeterde zichtbaarheid en gecentraliseerde rapportage.

Bedrijfsresultaten

  • 20–25% kostenbesparing die onmiddellijk wordt gerealiseerd door transparante bundels, het wegvallen van verborgen kosten, regionale teams en strengere controles op wijzigingsopdrachten.
  • Full implementation in <30 days, with no disruption to events.
  • 100% succespercentage — geen annuleringen, geen onopgeloste kritieke problemen en >99% tijdige starts.
  • Meer duidelijkheid, controle en rapportage met Evailable®.

  • Prestatiebeheer — maandelijkse evaluaties met de klant om besparingen, kwaliteits-KPI's en toekomstige vraag te monitoren, zodat de prestaties bij duizenden evenementen consistent blijven.

  • Landelijke levering met gescreend, lokaal AV-talent.

class="img-responsive

Onze overstap naar Plannernet als onze A/V-leverancier verliep vlekkeloos, met diensten die soepel werden geïmplementeerd en zonder verstoring voor de klant. Evailable is een fenomenale, intuïtieve tool, die gemakkelijk kan worden aangepast aan de unieke behoeften van onze klanten. De flexibiliteit, oplossingsgerichte aanpak en positieve houding van uw team maken elke interactie tot een plezier.

Adjunct-directeur | Klantenservice voor een toonaangevende wereldwijde aanbieder van klinisch onderzoek

Belangrijkste conclusies

class="img-responsive

Aanzienlijke besparingen: Tot 25% minder uitgaven voor audiovisuele middelen.

class="img-responsive

Snellere terugverdientijd: Implementatie in minder dan 30 dagen.

class="img-responsive

Technologisch voordeel: Evailable® zorgt voor zichtbaarheid, efficiëntie en controle.

class="img-responsive

Schaalbaar partnerschap: consistente, conforme service in de hele VS.

Conclusie:

Het verlagen van AV-kosten hoeft niet ten koste te gaan van de kwaliteit. Met het transparante model en de technologiegedreven aanpak van Plannernet profiteert u van efficiëntie, controle en meetbare waarde.

Vraag een vergelijking aan met uw huidige provider en zie binnen 30 dagen resultaat.

Gerelateerde bronnen

Zet de eerste stap naar een betere strategie voor evenemententalent

Aanbevolen bronnen om uw talentstrategie voor evenementen te optimaliseren

Snel inspelen op steeds veranderende marktomstandigheden met tijdelijke arbeidskrachten

Lees meer

Hoe een managed service provider het risico op dure boetes bij het inzetten van freelance vergaderprofessionals kan beperken

Lees meer

Hoe een MSP voor tijdelijke arbeidskrachten het tekort aan arbeidskrachten kan aanpakken en uw evenementenbeheer kan ondersteunen

Lees meer

Zet de eerste stap naar een betere strategie voor evenemententalent