De 4 belangrijkste conclusies van IMEX 2023

Een ding dat tijdens de beurs opviel, was de impact van bezuinigingen op de uitgaven voor vergaderingen en evenementen. Bedrijven besparen op kosten, en dit zal onvermijdelijk gevolgen hebben voor de budgetten voor evenementen, met name voor het aantrekken van talent voor evenementen. Volgens de 2024 Global Meetings Forecast van AMEX 'bezuinigingen' de op één na grootste uitdaging in 2024 voor meetingplanners. Alleen 'stijgende kosten' scoorden hoger.

Als reactie hierop zullen meetingprofessionals hun planning moeten aanpassen. Het inzetten van freelancers is bijvoorbeeld een kosteneffectieve en toekomstbestendige aanpak om deze uitdaging het hoofd te bieden zonder in te boeten aan kwaliteit en deelnemerservaring.

Bovendien kunt u door lokale freelance professionals in te huren voor uw evenementen te besparen op reis- en verblijfskosten, waardoor uw teams impactvolle evenementen kunnen organiseren zonder dat dit een aanslag op uw budget betekent.

Hoewel op sommige gebieden bezuinigd wordt, worden vergaderingen en evenementen meer dan ooit gewaardeerd vanwege de menselijke contacten die ze mogelijk maken. Het aantal te plannen evenementen zal in 2024 waarschijnlijk niet afnemen, dus planners zullen creatief moeten zijn om het meeste waar voor hun geld te krijgen.

Belangrijkste conclusie: er wordt bezuinigd op budgetten, maar kostenbeheersing blijft een realistisch resultaat wanneer gebruik wordt gemaakt van freelance evenemententalent.

Een belangrijk punt van zorg dat op IMEX werd besproken, was de aanhoudende moeilijkheid om geschoolde arbeidskrachten voor evenementen te vinden. In de hele sector is geschoold talent schaars en dit probleem lijkt niet te verdwijnen: volgens AMEX geeft 30% van de professionals in de sector aan dat ze hun functie waarschijnlijk binnen de komende 12 maanden zullen verlaten.

Innovatieve organisaties gaan deze uitdaging succesvol aan door verschuiving van een traditionele personeelsstrategie voor evenementen naar een gemengd personeelsbestand. Gezien de verwachte bezuinigingen lijkt het onwaarschijnlijk dat professionals kunnen worden aangetrokken met hogere salarissen en incentives. In plaats daarvan ontwikkelen bedrijven hun fulltime werknemers (FTE) tot all-stars en maken ze waar nodig gebruik van freelancetalent. Toegang hebben tot een netwerk van betrouwbare evenementprofessionals over de hele wereld is een toekomstbestendige aanpak die ervoor zorgt dat evenemententeams goed zijn toegerust om aan de seizoensgebonden vraag te voldoen en de verwachtingen van klanten te overtreffen.

Belangrijkste conclusie: Het tekort aan talent leidt tot burn-out bij werknemers en maakt het moeilijk om aan de vraag te voldoen. Organisaties nemen tijdelijke krachten in dienst om deze situatie te verhelpen.

Volgens AMEX verwacht 27% van de meeting professionals dat de doorlooptijden in 2024 nog korter zullen worden. Bij Plannernet zien we een vergelijkbare trend: 38% van de aanvragen in het derde kwartaal had een doorlooptijd van minder dan twee weken. Deze zorg kwam ook naar voren in onze gesprekken op IMEX. Veel klanten kondigen evenementen slechts enkele weken van tevoren aan, waardoor er weinig tijd overblijft voor de voorbereiding.

Deze trend wordt aangewakkerd door het snelle tempo van de sector, maar de belangrijkste oorzaak blijft de vertraging bij het verkrijgen van budgetgoedkeuringen, wat op zijn beurt extra druk legt op evenementenplanners om gunstige tarieven met leveranciers en locaties vast te leggen.

Evenementenplanners moeten zich snel kunnen aanpassen en improviseren om onder deze omstandigheden succesvolle evenementen te kunnen organiseren. Naast het gebruik van technologie pakken organisaties dit probleem aan door hun samenwerking met leveranciers te versterken. Met name partners die tijdelijk personeel leveren en helpen bij het centraliseren van het gebruik van freelancers. Gespecialiseerde managed service providers zoals Plannernet stroomlijnen processen, verhogen de efficiëntie en bieden snelle werving van talent en korte doorlooptijden. Plannernet vervult zelfs 99% van de verzoeken in minder dan 3 werkdagen, terwijl het aantal incidenten onder de 0,5% blijft.

Met dit in gedachten wordt het duidelijk waarom evenemententeams ervoor kiezen om hun werklast uit te besteden aan partners in plaats van het hele proces intern te beheren.

Belangrijkste conclusie: De doorlooptijden zullen in 2024 waarschijnlijk nog korter worden. Dankzij flexibel talent kunnen evenemententeams wendbaar genoeg blijven om snel aan de vraag te voldoen zonder dat dit ten koste gaat van de ervaring van de bezoekers.

In een post-pandemische wereld verwachten bezoekers van evenementen meer boeiende en memorabele ervaringen, maar van organisatoren wordt tegelijkertijd verwacht dat ze de kosten verlagen. Zij moeten nu bepalen op welke gebieden ze kunnen bezuinigen zonder afbreuk te doen aan de algehele ervaring, laat staan deze te verbeteren.

Om deze twee concurrerende eisen met elkaar in evenwicht te brengen en ervaringen te creëren die ertoe doen, werden enkele ideeën besproken:

• Het aantal dagen/nachten van evenementen verminderen
• Herverdeling van middelen om virtual reality en augmented reality te integreren
• Lokale, tijdelijke talenten aanboren om overheadkosten en reiskosten te verminderen
• Versterking van partnerschappen met lokale leveranciers om kosten te verlagen en duurzaamheid hoog in het vaandel te houden
• Afstappen van lange lezingen en meer wellnessactiviteiten opnemen

Naast deze benaderingen onderzoeken organisaties hoe ze het hele jaar door een band met hun deelnemers kunnen opbouwen, zodat de impact en betrokkenheid ook na afloop van het evenement behouden blijven.

Belangrijkste conclusie: De verwachtingen zijn hoger en de budgetten zijn lager, maar door middelen te herverdelen naar technologie, dingen lokaal te houden en werk uit te besteden aan flexibel talent, blijven evenementen impactvol en kostenefficiënt.