Los uw moeilijkste evenementuitdagingen op met een toekomstbestendige talentaanpak

De afgelopen jaren heeft de meetings- en evenementenbranche een voortdurende ontwikkeling doorgemaakt en alles wijst erop dat deze ontwikkeling zich zal voortzetten. Daarnaast is er een duidelijke verandering opgetreden in de manier waarop mensen willen werken, met name professionals in de vergader- en evenementensector. Combineer dit met alle andere economische onzekerheden en het wordt duidelijk waarom 's werelds toonaangevende ondernemingen afstappen van traditionele personeelsstrategieën en in plaats daarvan kiezen voor een moderne, toekomstbestendige oplossing: een Contingent Workforce Managed Service Provider.

Waarom een MSP voor tijdelijke arbeidskrachten?

Er zijn verschillende dwingende redenen waarom bedrijven hun 'business as usual' heroverwegen. Ongeacht de omvang, locatie of aard ervan, wordt het organiseren van een succesvol evenement steeds complexer vanwege een aantal belangrijke uitdagingen:

• Economische onzekerheid

• Tekort aan arbeidskrachten in de evenementenbranche

• Budgettaire beperkingen

• Verstoring van zakenreizen

• Veranderende regelgeving op het gebied van naleving door werknemers

Met de steun van een MSP voor tijdelijke arbeidskrachten gaan innovatieve organisaties deze uitdagingen rechtstreeks aan en zetten ze disruptieve veranderingen om in een concurrentievoordeel.

Economische onzekerheid – Maak van onzekerheid een kans

Van inflatiezorgen tot onvoorspelbare vergaderingsvolumes: het is niet ongebruikelijk dat organisaties hun personeelsbestand snel moeten aanpassen (naar boven of beneden) om aan de vraag te kunnen blijven voldoen. In tegenstelling tot vaste werknemers bieden onafhankelijke vergaderingsprofessionals echter de perfecte mogelijkheid om de bedrijfsbehoeften voortdurend te beoordelen en snel te reageren op veranderende omstandigheden. Door samen te werken met een MSP voor tijdelijk personeel kunnen organisaties zich flexibel aan te passen, concurrerend te blijven en te navigeren in veranderlijke omstandigheden.

Tekort aan arbeidskrachten in de evenementenbranche – Vul de vaardigheidskloof met gespecialiseerd talent

In de huidige markt vinden organisaties het steeds moeilijker om op elk niveau talent te vinden met essentiële vaardigheden op het gebied van vergaderingen en evenementen. Nu de pandemie veel evenementprofessionals dwingt om over te stappen naar andere sectoren, de sprong naar freelancen te wagen of helemaal met pensioen te gaan, wenden bedrijven zich tot tijdelijke arbeidskrachten.

Hoewel deze flexibele arbeidskrachten het tekort aan talent weliswaar opvullen, worden organisaties nog steeds geconfronteerd met de last van afleidende en uitputtende interne middelen om toegang te krijgen tot dit freelance talent en hen in te schakelen. Volgens een enquête van Global DMC Partners uit 2022 gaf slechts 11% van de respondenten aan dat ze in staat waren om functies voor vergaderingen en evenementen binnen een maand of minder te vervullen, terwijl het voor veel vacatures 2 tot 6 maanden duurde om ze in te vullen.

Door te kiezen voor een MSP wordt deze last weggenomen. Door op te treden als tussenpersoon tussen de inkopende organisatie en individuele leveranciers, levert een MSP zoals Plannernet snel en op grote schaal deskundig talent (zie figuur 1) en bereikt zo veel meer evenementprofessionals dan een individuele organisatie alleen zou kunnen.

Budgetbeperkingen – Geef het rendement van uw vergadering een boost

Het is duidelijk dat budgetten en kosten voor vergaderingen en evenementen momenteel belangrijke factoren zijn bij het nemen van beslissingen. De stijgende kosten voor arbeid, brandstof, vliegtickets en hotels spelen allemaal een grote rol bij organisaties die hun budget moeten oprekken of verhogen. Volgens GDP zal bijna 70% van de budgetten voor vergaderingen en incentives in 2023 naar verwachting stijgen als gevolg van de inflatie. En hoewel sommige organisaties evenementenlocaties kiezen op basis van goedkopere vliegtickets, kunnen ze niet ontkomen aan het feit dat alle bestemmingen aanzienlijk duurder zijn geworden. Als gevolg daarvan bezuinigen veel organisaties nu op andere programmakosten om de lasten van de reiskosten te compenseren.

Samenwerken met een MSP en gebruikmaken van een lokaal, flexibel talentnetwerk biedt organisaties de mogelijkheid om onnodige uitgaven te vermijden en het maximale uit hun evenementbudgetten te halen door drie belangrijke gebieden te optimaliseren:

• Arbeidskosten
  • profiteren van een voorspellend prijsmodel
  • overgang van vaste naar variabele kosten op basis van de vraag
  • vermijd de kosten die doorgaans gepaard gaan met fulltime werknemers
• Reiskosten
  • Verminder de noodzaak om te reizen door gebruik te maken van lokaal evenemententalent, op aanvraag.

• Interne kosten voor hulpbronnen
  • Verminder het aantal FTE's, trainingen en onboarding
  • Verhoog de productiviteit van uw interne personeelsbestand door de noodzaak om freelancers in te huren weg te nemen.

Verstoring van zakenreizen – Ga lokaal te werk om de continuïteit van evenementen te waarborgen

Volgens een enquête van SAP Concur gaf 89% van de zakenreizigers aan recentelijk onverwachte reismaatregelen te hebben moeten nemen, met als gevolg gemiste of geannuleerde vergaderingen. Organisaties die ervoor kiezen om deel te nemen aan zakenreizen zullen tot 2026 (in plaats van 2024 zoals eerder voorspeld) met deze hindernis te maken krijgen volgens een nieuwe wereldwijde prognose voor zakenreizen van GBTA. Inflatie, uitdagingen in de toeleveringsketen, tekorten aan arbeidskrachten, economische vertragingen en zelfs duurzaamheidsoverwegingen zijn belangrijke belemmeringen die ervoor zorgen dat de verstoring van zakenreizen niet snel zal verdwijnen.

Zoals hierboven benadrukt, kan tijdelijk personeel de noodzaak van zakenreizen verminderen. Dankzij wereldwijde talentnetwerken zoals Plannernet kunnen organisaties talent aantrekken, ongeacht de locatie(s) van het evenement. Door gebruik te maken van lokale vergaderingsdeskundigen die de regio kennen en relaties hebben opgebouwd met locaties en leveranciers, verlaagt de reiskosten, vermindert de verstoring van de productiviteit van FTE's, zorgt voor continuïteit van evenementen en ondersteunt de groeiende vraag naar meer duurzaamheid.

Regelgeving inzake verkeerde classificatie van werknemers – Veilig omgaan met de evolutie van werk

Naarmate organisaties steeds vaker gebruikmaken van tijdelijke arbeidskrachten, kan een groot aantal risico's in verband met wetgeving inzake onjuiste classificatie van werknemers voor uitdagingen zorgen. Wanneer u een veilig ecosysteem wilt creëren om flexibel talent in te zetten, is een MSP voor tijdelijke arbeidskrachten de optimale oplossing. Het nauwkeurig classificeren van werknemers, het proactief monitoren van regelgeving en het op de hoogte blijven van best practices ondersteunen dit doel, maar door een gecentraliseerd systeem te creëren voor het vinden van alle soorten professionals op het gebied van vergaderingen en evenementen, kunnen bedrijven profiteren van alles wat flexibel talent te bieden heeft, terwijl ze tegelijkertijd voldoen aan lokale, regionale en wereldwijde wetgeving op het gebied van arbeidskrachten.

Ontgrendel een toekomstbestendige personeelsoplossing

Samenwerken met een MSP voor tijdelijke arbeidskrachten is een essentieel onderdeel om het hoofd te bieden aan de vele uitdagingen die gepaard gaan (en altijd zullen gaan) met het zakendoen. Strategisch ingezet kan het een concurrentievoordeel opleveren door:

• proactief beperken van bedrijfsonderbrekingen voor klanten en uw personeel
• zorgen voor continuïteit van vergaderingen en evenementen
• vermindering van de totale programmakosten
• de reputatie en het vertrouwen in het merk beschermen
• voldoen aan wettelijke vereisten

Als bewezen MSP met meer dan 30 jaar ervaring is Plannernet de grootste leverancier van freelance professionals voor topvergaderingen en -evenementen over de hele wereld. En hoewel ons op talent en technologie gebaseerde model ons in staat stelt om het juiste talent op het juiste moment op de juiste plaats te leveren, zijn het onze mensgerichte aanpak en op waarden gebaseerde dienstverlening die de relatie met onze partners, klanten en leveranciers onderstrepen.

Voor meer informatie over de beheerde diensten en strategische oplossingen van Plannernet kunt u contact met ons op vandaag nog contact met ons op!