Les 4 points à retenir de l'IMEX 2023

L'un des points qui ressortait clairement lors du salon était l'impact des coupes budgétaires sur les dépenses liées aux réunions et aux événements. Les entreprises réduisent leurs coûts, ce qui aura inévitablement des répercussions sur les budgets consacrés aux événements, en particulier pour le recrutement de talents. En effet, selon les prévisions mondiales pour 2024 d'AMEX, les « réductions budgétaires » constituent le deuxième plus grand défi attendu en 2024 par les organisateurs de réunions. Seule « l'augmentation des coûts » est classée avant.

En réponse à cela, les professionnels de l'événementiel devront adapter leurs efforts de planification. Par exemple, faire appel à des talents indépendants offre une approche rentable et pérenne pour relever ce défi sans sacrifier la qualité du travail et l'expérience des participants.

De plus, faire appel à des professionnels indépendants spécialisés dans l'organisation de réunions et d'événements locaux vous permettra de réduire les frais de déplacement et d'hébergement, et aidera vos équipes à organiser des événements marquants sans vous ruiner.

Bien que les budgets soient réduits dans certains domaines, les réunions et les événements sont plus que jamais appréciés pour les liens humains qu'ils facilitent. Le nombre d'événements à planifier ne devrait pas diminuer en 2024, les organisateurs devront donc faire preuve de créativité pour tirer le meilleur parti de leur budget.

Point clé à retenir : les budgets sont réduits, mais la maîtrise des coûts reste un objectif réaliste lorsqu'on fait appel à des talents événementiels indépendants.

L'une des principales préoccupations abordées lors du salon IMEX concernait les difficultés persistantes à trouver de la main-d'œuvre qualifiée pour les événements. Dans l'ensemble du secteur, il est difficile de trouver des talents qualifiés, et ce problème ne semble pas près de disparaître, puisque 30 % des professionnels du secteur déclarent qu'ils sont susceptibles de quitter leur poste au cours des 12 prochains mois, selon AMEX.

Les organisations innovantes relèvent ce défi avec succès en passant d'une stratégie traditionnelle de main-d'œuvre événementielle à une main-d'œuvre mixte. Compte tenu des réductions budgétaires prévues, il semble peu probable de pouvoir attirer des professionnels avec des salaires et des incitations plus élevés. Les entreprises préfèrent donc former leurs employés à temps plein (ETP) et faire appel à des talents indépendants lorsque cela est nécessaire. Avoir accès à un réseau de professionnels de l'événementiel de confiance à travers le monde est une approche pérenne qui garantit que les équipes événementielles sont correctement équipées pour répondre à la demande saisonnière et dépasser les attentes des clients.

Point clé à retenir : La pénurie de talents entraîne l'épuisement professionnel des employés et rend difficile la satisfaction de la demande. Les organisations ont recours à une main-d'œuvre temporaire pour remédier à cette situation.

Selon AMEX, 27 % des professionnels de l'événementiel prévoient que les délais seront encore plus courts en 2024. Nous observons une tendance similaire chez Plannernet, où 38 % des demandes au troisième trimestre ont des délais inférieurs à deux semaines. Cette préoccupation a été réaffirmée lors de nos conversations à IMEX. De nombreux clients annoncent des événements avec seulement quelques semaines de préavis, ce qui laisse peu de temps pour se préparer.

Cette tendance est alimentée par le rythme effréné du secteur, mais la cause principale reste le retard dans l'obtention des approbations budgétaires, ce qui exerce une pression supplémentaire sur les organisateurs d'événements pour qu'ils obtiennent des tarifs avantageux auprès des fournisseurs et des lieux d'accueil.

Les organisateurs d'événements doivent être capables de s'adapter rapidement et d'improviser pour garantir le succès des événements dans ces circonstances. Au-delà de l'utilisation de la technologie, les organisations s'attaquent à ce problème en renforçant leurs partenariats avec les fournisseurs. Plus précisément, les partenaires de main-d'œuvre contingente qui aident à centraliser l'utilisation des freelances. Les fournisseurs de services gérés spécialisés tels que Plannernet rationalisent les processus, augmentent l'efficacité et offrent un sourcing rapide des talents et des délais d'exécution courts. En fait, Plannernet répond à 99 % des demandes en moins de 3 jours ouvrables, tout en maintenant un taux d'incidents inférieur à 0,5 %.

Dans cette optique, on comprend mieux pourquoi les équipes événementielles choisissent de confier une partie de leur charge de travail à des partenaires plutôt que de gérer l'ensemble du processus en interne.

Point clé à retenir : Les délais seront probablement encore plus courts en 2024. La flexibilité des talents permettra aux équipes événementielles de rester suffisamment agiles pour répondre rapidement à la demande sans sacrifier l'expérience des participants.

Dans un monde post-pandémique, les participants attendent désormais des événements plus captivants et mémorables, mais les organisateurs doivent également réduire les coûts et s'efforcer d'identifier les domaines dans lesquels ils peuvent faire des économies tout en préservant la qualité globale de l'expérience, voire en l'améliorant.

Pour concilier ces deux exigences contradictoires et créer des expériences qui comptent, certaines idées ont été discutées :

• Réduire le nombre de jours/nuits d'événements
• Réaffectation des fonds pour intégrer la réalité virtuelle et augmentée
• Exploiter les talents locaux et occasionnels pour réduire les frais généraux et les frais de déplacement
• Renforcer les partenariats avec les fournisseurs locaux afin de réduire les dépenses et de garder la durabilité au premier plan.
• Abandonner les longues interventions des conférenciers et inclure davantage d'activités axées sur le bien-être.

Au-delà de ces approches, les organisations cherchent à créer un lien avec leurs participants tout au long de l'année, afin de maintenir l'impact et l'engagement bien après l'événement proprement dit.

Point clé à retenir : Les attentes sont plus élevées et les budgets plus restreints, mais la réaffectation des fonds vers la technologie, le maintien d'une approche locale et le transfert des charges de travail vers des talents flexibles permettront de conserver l'impact des événements tout en réduisant les coûts.