Relevez vos défis événementiels les plus difficiles grâce à une approche pérenne en matière de gestion des talents

Ces dernières années, le secteur des réunions et événements n'a cessé d'évoluer, et tout indique que cette évolution va se poursuivre. Parallèlement, on observe une transformation claire dans la manière dont les gens veulent travailler, en particulier les professionnels du secteur des réunions et des événements. Si l'on ajoute à cela toutes les autres incertitudes économiques, on comprend mieux pourquoi les grandes entreprises mondiales s'éloignent des stratégies traditionnelles en matière de main-d'œuvre et se tournent vers une solution moderne et pérenne : les prestataires de services de gestion de main-d'œuvre temporaire.

Pourquoi un MSP pour la main-d'œuvre temporaire ?

Il existe plusieurs raisons impérieuses pour lesquelles les entreprises réévaluent leur « mode de fonctionnement habituel ». Quels que soient leur taille, leur emplacement ou leur type, l'organisation d'un événement réussi devient de plus en plus complexe en raison de certains défis majeurs :

• Incertitude économique

• Pénurie de main-d'œuvre dans le secteur événementiel

• Contraintes budgétaires

• Perturbation des voyages d'affaires

• Évolution des réglementations en matière de conformité de la main-d'œuvre

Avec le soutien d'un prestataire de services de gestion du personnel temporaire, les organisations innovantes relèvent ces défis de front, transformant les perturbations en avantage concurrentiel.

Incertitude économique – Transformez l'incertitude en opportunité

Entre les craintes inflationnistes et le volume imprévisible des réunions, il n'est pas rare que les organisations doivent rapidement adapter leurs effectifs (à la hausse ou à la baisse) pour répondre à la demande. Contrairement aux employés permanents, les professionnels indépendants spécialisés dans l'organisation de réunions offrent la possibilité d'évaluer en permanence les besoins de l'entreprise et de réagir rapidement à toute évolution de la situation. Le partenariat avec un prestataire de services de gestion de main-d'œuvre temporaire permet aux organisations de s'adapter avec souplesse, rester compétitives et naviguer dans des conditions fluctuantes.

Pénurie de main-d'œuvre dans le secteur événementiel – Combler le déficit de compétences grâce à des talents spécialisés

Sur le marché actuel, les organisations ont de plus en plus de mal à trouver des talents possédant les compétences indispensables dans le domaine des réunions et des événements, à tous les niveaux. La pandémie ayant contraint de nombreux professionnels de l'événementiel à se reconvertir dans d'autres secteurs, à se lancer dans le freelancing ou à prendre leur retraite, les entreprises se tournent désormais vers la main-d'œuvre temporaire.

Si cette main-d'œuvre flexible comble le manque de talents, les organisations doivent néanmoins faire face à la charge que représentent les ressources internes, qui sont distraites et épuisées, simplement pour accéder à ces talents indépendants et les engager. Selon une enquête réalisée en 2022 par Global DMC Partners, seuls 11 % des personnes interrogées ont déclaré être en mesure de pourvoir des postes dans le domaine des réunions et des événements en un mois ou moins, la plupart des besoins nécessitant 2 à 6 mois pour être comblés.

Le recours à un MSP permet de s'affranchir de cette contrainte. En jouant le rôle d'intermédiaire entre l'organisation acheteuse et les différents fournisseurs, un MSP tel que Plannernet fournit des talents experts à la fois rapidement et à grande échelle (voir figure 1) en touchant beaucoup plus de professionnels de l'événementiel qu'une organisation individuelle ne pourrait le faire seule.

Contraintes budgétaires – Boostez le retour sur investissement de vos réunions

Il est clair que les budgets et les coûts liés aux réunions et aux événements sont actuellement des facteurs clés dans la prise de décision. La hausse des coûts de main-d'œuvre, de carburant, de billets d'avion et d'hôtels joue un rôle majeur dans la nécessité pour les organisations d'étirer ou d'augmenter leur budget. En fait, selon le PIB, près de 70 % des budgets consacrés aux réunions et aux incentives devraient augmenter en 2023 en raison de l'inflation. Et si certaines organisations choisissent les destinations de leurs événements en fonction du coût des billets d'avion, elles ne peuvent éviter le fait que toutes les destinations ont considérablement augmenté leurs tarifs. En conséquence, de nombreuses organisations réduisent désormais les coûts d'autres programmes afin de compenser le poids des frais de déplacement.

S'associer à un MSP et exploiter un réseau local de talents flexibles réseau de talents flexible offre aux organisations la possibilité d'éviter des dépenses inutiles et de tirer le meilleur parti de leur budget événementiel en optimisant trois domaines principaux :

• Coûts de main-d'œuvre
  • bénéficier d'un modèle de tarification prédictive
  • passage des coûts fixes aux coûts variables en fonction de la demande
  • éviter les coûts généralement associés aux employés à temps plein
• Frais de déplacement
  • Réduisez les déplacements en tirant parti des talents locaux disponibles à la demande pour vos événements.

• Coûts des ressources internes
  • Réduire les effectifs ETP, la formation et l'intégration
  • Augmentez la productivité interne de votre personnel en éliminant le besoin de faire appel à des freelances.

Perturbation des voyages d'affaires – Optez pour le local pour assurer la continuité de vos événements

Selon une enquête menée par SAP Concur, 89 % des voyageurs d'affaires ont déclaré avoir récemment dû prendre des mesures imprévues qui ont entraîné l'annulation ou le report de réunions. Les organisations qui choisissent de participer à des voyages d'affaires seront confrontées à cet obstacle jusqu'en 2026 (au lieu de 2024 comme prévu précédemment) selon les nouvelles prévisions mondiales de la GBTA en matière de voyages d'affaires. L'inflation, les défis liés à la chaîne d'approvisionnement, la pénurie de main-d'œuvre, le ralentissement économique et même les considérations liées au développement durable constituent des obstacles majeurs à la disparition rapide des perturbations liées aux voyages d'affaires.

Comme souligné ci-dessus, le recours à du personnel temporaire peut réduire les besoins en matière de déplacements professionnels. Les réseaux mondiaux de talents tels que Plannernet permettent aux organisations de recruter des talents quel que soit le lieu où se déroule l'événement. Le recours à des experts locaux en matière de réunions qui connaissent bien la région et ont établi des relations avec les lieux d'accueil et les fournisseurs permet de réduire les frais de déplacement, de limiter les perturbations de la productivité des employés à temps plein, d'assurer la continuité des événements et de répondre à la demande croissante en matière de développement durable.

Règlement sur la classification erronée des travailleurs – Naviguer en toute sécurité dans l'évolution du monde du travail

À mesure que les organisations adoptent de plus en plus la main-d'œuvre temporaire, les nombreux risques liés aux lois sur la classification erronée des travailleurs peuvent poser des défis. Lorsque l'on cherche à créer un écosystème sécurisé pour tirer parti de talents flexibles, un MSP (Managed Service Provider) spécialisé dans la main-d'œuvre temporaire est la solution optimale. Classer avec précision les travailleurs, surveiller de manière proactive les réglementations et rester à la pointe des meilleures pratiques sont autant d'éléments qui contribuent à cet objectif, mais la création d'un système centralisé permettant de trouver tous types de professionnels de l'événementiel et des réunions permet aux entreprises de bénéficier de tous les avantages offerts par les talents flexibles tout en garantissant le respect des lois locales, régionales et mondiales en matière de conformité de la main-d'œuvre.

Découvrez une solution de main-d'œuvre pérenne

Le partenariat avec un prestataire de services de gestion de main-d'œuvre temporaire est essentiel pour faire face à la multitude de défis qui accompagnent (et accompagneront toujours) l'exercice d'une activité commerciale. Utilisé de manière stratégique, il peut constituer un facteur de différenciation concurrentiel en :

• réduire de manière proactive les perturbations commerciales pour les clients et votre personnel
• assurer la continuité des réunions et des événements
• réduire les coûts globaux du programme
• protéger la réputation et la confiance dans la marque
• respect des exigences réglementaires

En tant que MSP éprouvé avec plus de 30 ans d'expérience, Plannernet est le plus grand fournisseur de professionnels indépendants de haut niveau dans le domaine des réunions et des événements à travers le monde. Et si notre modèle axé sur les talents et la technologie nous permet de fournir les bons talents au bon endroit et au bon moment, c'est notre approche centrée sur l'humain et notre prestation de services basée sur la valeur qui soulignent la relation avec nos partenaires, nos clients et nos fournisseurs.

Pour en savoir plus sur les services gérés et les solutions stratégiques de Plannernet, veuillez contactez-nous dès aujourd'hui !