Las 4 conclusiones principales de IMEX 2023

Una cosa que destacó durante la feria fue el impacto de los recortes presupuestarios en el gasto destinado a reuniones y eventos. Las empresas están recortando gastos, lo que inevitablemente afectará a los presupuestos para eventos, concretamente a la contratación de personal para los mismos. De hecho, según el Previsión Global de Reuniones 2024 de AMEX, los «recortes presupuestarios» son el segundo mayor reto previsto para 2024 entre los organizadores de reuniones. Solo los «aumentos de costes» ocupan un lugar más alto en la clasificación.

En respuesta a ello, los profesionales del sector de las reuniones tendrán que ajustar sus esfuerzos de planificación. Por ejemplo, recurrir a talentos autónomos ofrece un enfoque rentable y preparado para el futuro para afrontar este reto sin sacrificar la calidad del trabajo ni la experiencia de los asistentes.

Además, contratar a profesionales independientes locales especializados en reuniones y eventos para ahorrar en gastos de viaje y alojamiento ayudará a los equipos a organizar eventos impactantes sin arruinarse.

Aunque se están recortando los presupuestos en algunas áreas, las reuniones y los eventos se valoran más que nunca debido a las conexiones humanas que facilitan. No es probable que el número de eventos que se deben planificar disminuya en 2024, por lo que los organizadores tendrán que ser creativos a la hora de sacar el máximo partido a su inversión.

Conclusión clave: Se están recortando los presupuestos, pero la contención de costes sigue siendo un resultado realista cuando se aprovecha el talento freelance para eventos.

Una de las principales preocupaciones que se debatieron en IMEX fue la continua dificultad para encontrar mano de obra cualificada para los eventos. En todo el sector, es difícil encontrar personal cualificado, y se trata de un problema que no parece que vaya a desaparecer, ya que, según AMEX, el 30 % de los profesionales del sector afirman que es probable que dejen su puesto en los próximos 12 meses.

Las organizaciones innovadoras están combatiendo con éxito este reto con un cambio de la estrategia tradicional de personal para eventos a una plantilla mixta. Con los recortes presupuestarios previstos, parece poco probable que se pueda atraer a profesionales con salarios e incentivos más elevados. En su lugar, las empresas están desarrollando a sus empleados a tiempo completo (FTE) más destacados y recurriendo a talentos autónomos cuando es necesario. Tener acceso a una red de profesionales de eventos de confianza en todo el mundo es un enfoque con garantía de futuro que asegura que los equipos de eventos estén debidamente equipados para satisfacer la demanda estacional y superar las expectativas de los clientes.

Conclusión clave: La escasez de talento está provocando el agotamiento de los empleados y dificultando satisfacer la demanda. Las organizaciones están adoptando una plantilla contingente para remediar la situación.

Según AMEX, el 27 % de los profesionales del sector de las reuniones prevén que los plazos de entrega se acortarán aún más en 2024. En Plannernet observamos tendencias similares, ya que el 38 % de las solicitudes del tercer trimestre tienen plazos de entrega inferiores a dos semanas. Esta preocupación se volvió a poner de relieve en nuestras conversaciones en IMEX. Muchos clientes anuncian eventos con solo unas semanas de antelación, lo que deja poco tiempo para prepararlos.

Esta tendencia se ve impulsada por el ritmo acelerado del sector, pero la causa principal sigue siendo el retraso en la aprobación de los presupuestos, lo que a su vez ejerce una presión adicional sobre los organizadores de eventos para que consigan tarifas favorables con los proveedores y los recintos.

Los organizadores de eventos deben ser capaces de adaptarse rápidamente e improvisar para garantizar el éxito de los eventos en estas circunstancias. Más allá del uso de la tecnología, las organizaciones están abordando este problema reforzando las asociaciones con los proveedores. En concreto, los socios de personal contingente que ayudan a centralizar la utilización de autónomos. Los proveedores de servicios gestionados especializados, como Plannernet, agilizan los procesos, aumentan la eficiencia y ofrecen una rápida búsqueda de talento y tiempos de respuesta. De hecho, Plannernet satisface el 99 % de las solicitudes en menos de tres días hábiles, al tiempo que mantiene las tasas de incidentes por debajo del 0,5 %.

Teniendo esto en cuenta, queda claro por qué los equipos de eventos están optando por delegar su carga de trabajo a socios en lugar de gestionar todo el proceso internamente.

Conclusión clave: Es probable que los plazos de entrega se acorten aún más en 2024. El talento flexible permitirá a los equipos de eventos mantener la agilidad necesaria para satisfacer rápidamente la demanda sin sacrificar la experiencia de los asistentes.

El mundo pospandémico ha hecho que los asistentes esperen experiencias más atractivas y memorables de los eventos, pero también se espera que los organizadores reduzcan los costes y ahora se ven obligados a identificar qué áreas recortar sin perjudicar la experiencia general, y mucho menos mejorarla.

Para equilibrar estas dos exigencias contrapuestas y crear experiencias que importen, se debatieron algunas ideas, entre ellas:

• Reducción del número de días/noches de eventos
• Reasignación de fondos para incorporar la realidad virtual y la realidad aumentada.
• Aprovechar el talento local y contingente para reducir los gastos generales y de desplazamiento
• Fortalecimiento de las asociaciones con proveedores locales para reducir gastos y mantener la sostenibilidad como prioridad.
• Abandonar las largas sesiones de ponencias e incluir más actividades de bienestar.

Más allá de estos enfoques, las organizaciones están explorando cómo crear una conexión con sus asistentes durante todo el año, manteniendo el impacto y el compromiso mucho después del evento en sí.

Conclusión clave: Las expectativas son más altas y los presupuestos más bajos, pero reasignar fondos a la tecnología, mantener las cosas a nivel local y descargar las cargas de trabajo en personal flexible permitirá que los eventos sigan siendo impactantes y rentables.